Zarządzanie Czasem Zarządzanie czasem, motywacja, rozwój osobisty

Praktyczne Zarządzanie Czasem, część 1

Dlaczego potrzebujemy zarządzać naszym czasem?

Zanim zadamy pytanie „jak?”, należy zapytać „dlaczego?”. Niektórzy czytają ten tekst z ciekawości, ale są tacy, którzy dostrzegli, że coś im w życiu ucieka, że mimo dużych wysiłków nie posuwają się do przodu. Niepokój wywołany ciągłym myśleniem o wszystkim, co jeszcze mamy do zrobienia, jest jednym z najmniej przyjemnych uczuć, jakie zdarza nam się doświadczać.

Błędem bardzo wielu osób jest przeświadczenie, że jeśli załatwią wszystko co w mają obecnie „na głowie”, staną się wolni i szczęśliwi. Założenie to każe im zaciskać zęby i poświęcać się aby zakończyć wszystkie zadania. Niestety chwilę po zamknięciu jednej sprawy, pojawia się inna, która pochłania ich jeszcze bardziej. Ludzie, którzy tak postępują, często są bardzo efektywni, dzieje się to jednak kosztem rzeczy mniej pilnych, ale dużo ważniejszych z punktu widzenia całego życia. Cierpi na tym zdrowie, relacje z rodziną i znajomymi, na bok odkładane są życiowe pasje. Człowiek staje się coraz bardziej zmęczony i sfrustrowany.

Nowe sprawy, problemy, projekty będą pojawiać się zawsze, zwykle będą poważniejsze i będą pochłaniać więcej uwagi niż poprzednie. Mając tą świadomość łatwiej jest dojść do wewnętrznej równowagi. Mamy chwilę na przemyślenie i przygotowanie metod, które pozwolą nam poradzić sobie ze wszystkim co czeka nas w przyszłości.

Paradoksalnie często najbardziej zadowolonymi z życia są ludzie, których praca jest bardzo prosta. Jeśli tylko stać ich na zaspokojenie podstawowych potrzeb, żyją swoim życiem i nie zamieniliby go na nic innego.
Pracując w dużej firmie, gdzie obok fabryki, było centrum informatyczne, uczestniczyłem w różnych spotkaniach integracyjnych. Podczas jednego z nich zebranych zostało ponad 2000 osób, kilkoro z nich postanowiło zaprezentować swoje pasje, pochwalić się nimi. Tylko jeden z prezentujących (podróżnik) nie był szeregowym pracownikiem fabryki. Cała reszta urzekła towarzystwo opowieściami i eksponatami (monety, znaczki, modelarstwo i wiele innych). Ludzie ci wyglądali na dużo bardziej szczęśliwych niż stojący obok koledzy informatycy, zarabiający przecież wielokrotność pensji pracowników produkcji.
Czy istnieje sposób aby każdy z nas czuł się podobnie, nawet w sytuacji gdy wykonuje skomplikowaną i odpowiedzialną pracę? Odpowiedź brzmi: TAK.

Co chcemy osiągnąć?

Podstawowym celem jest uwolnienie się od myślenia o rzeczach, których nie możemy wykonać w danej chwili w taki sposób aby nie powracały do nas co chwilę.

Nasz mózg nie pozwala nam zapomnieć o tych ważnych sprawach. Wracając do domu po ciężkim dniu często dostajemy od naszego umysłu listę niezałatwionych spraw: niezapłacony rachunek („chyba… a może jednak zapłacony, czy to było w zeszłym miesiącu?”), kartki na święta („znowu nie wyślę ich na czas, znowu zrobię to nękany wyrzutami sumienia w 2gi dzień świąt, może adresaci się nie zorientują bo poczta ma opóźnienia, ale nie, zrobię to dzisiaj”), witaminy („no tak, miały być codziennie rano, jutro muszę je wziąć”).
Potem w domu, jesteśmy zmęczeni, rozprasza nas telewizor, przypomina nam się, że trzeba zrobić pranie, no i kolacja… ale wczoraj skończyło się masło („miałem je kupić po drodze, nawet przechodziłem obok sklepu, ale byłem tak pochłonięty myśleniem o rachunku, że nie zwróciłem na niego uwagi”). Żadna z rzeczy, która w drodze wydawała się nam najoczywistsza na świecie, nie zostaje ruszona. Nie musimy się jednak marwić, następnego dnia podczas podróży, nasz umysł dostarczy nam tych samych informacji, bo podświadomość czuwa i wie, że musimy się tym zająć. Czy sytuacja się powtórzy? Czasem tak, czasem potrzebny jest nóż na gardle („kurcze, dzisiaj jest 13, termin zapłacenia rachunku minął 11…”).
Jeśli ktoś nie doświadcza takich myśli, to zarządzanie czasem w tym wydaniu nie jest mu potrzebne.

Metody

Żeby nikt nie zarzucał mi, że podbieram pomysły innych, poniżej opisane metody są wariacją zaczerpniętą z systemu GTD Davida Allena. Odsyłam do źródła wszystkich, którzy zainteresowani są szczegółami
Podstawowy schemat, który pozwoli nam zapanować nad swoimi myślami i czasem jest bardzo prosty, można go zdefiniować w 4 punktach:
1. Wykonywanie zadań trwających krócej niż 2 minuty od razu,
2. Zapisywanie na liście wszystkiego co wymaga jakiejś akcji w przyszłości od razu gdy przyjdzie to nam do głowy,
3. Codzienne przeglądanie listy zadań i wybieranie tych ważniejszych / możliwych do zrealizowania w najbliższym czasie (np. jutro),
4. Realizacja zaplanowanych zadań.

W kolejnej części artykułu rozwiniemy podane wyżej metody i opiszemy ich praktyczne zastosowanie.