Zarządzanie Czasem Zarządzanie czasem, motywacja, rozwój osobisty

ToDoList

Kiedyś poszukiwałem programu do organizacji projektów, list spraw do zrobienia. Przebrnąłem przez całą listę programów zwanych “PIM” (Personal Information Manager). Niestety darmowe zawsze miały jakieś wady, były zbyt wolne albo zorganizowane w nielogiczny sposób. Płatne były… płatne. Jakieś pół roku temu natrafiłem zupełnym przypadkiem na ten produkt. Zupełnie darmowy i moim zdaniem – genialny.

AbstractSpoon – ToDoList

Niestety nie znalazłem spolszczonej wersji tego programu, co dla wielu użytkowników w naszym kraju byłoby dużym ułatwieniem. Na stronie producenta jest jednak instrukcja jak to zrobić. Jakiś dobry człowiek mógłby poświęcić się dla reszty i ją wykonać (instrukcja).

Czym więc jest ToDoList?

Jest to zaawansowany, hierarchiczny edytor list zadań. Zaawansowane funkcje w tym przypadku nie pojawiają się kosztem użyteczności, jest wręcz przeciwnie. Mnogość opcji i skrótów klawiszowych nie przeszkadza w rozpoczęciu korzystania z programu od razu.

Dla potwierdzenia mojej opinii. Jeden z Project Managerów w mojej firmie po obejrzeniu tego programu spędził parę godzin przenosząc tam wszystkie projekty, które miał pod nadzorem. Parę dni później powiedział mi, że NARESZCIE ma poczucie pełnej kontroli nad tym co robi.

Dlaczego hierarchiczny edytor?

Odpowiedź na to jest bardzo prosta. Każdy praktyk zarządzania czasem powie, że zadanie najłatwiej wykonać rozbijając je na proste składowe. Każdy projekt najlepiej zaplanować do momentu, gdy najmniejsze “ziarno” naszego planu to czynność, którą możemy wykonać za jednym zamachem. Jeśli projektem jest wyjazd na wakacje, to głównymi elementami w hierarchii mogą być: zakupy, ubezpieczenia, zapewnienie opieki rybkom. Zakupy z kolei można podzielić na: apteka, supermarket, sklep turystyczny. W aptece możemy kupić: aspirynę, plastry … itd. To najlepszy możliwy sposób aby niczego nie zapomnieć.

Dodatkowe funkcje

Przede wszystkim możliwość dodawania notatek, wklejania tekstu z maili, dokumentów tekstowych i stron internetowych. Jeśli mamy do zaplanowania wakacje, możemy utworzyć listę firm i ofert.

Możliwość ustalania parametrów, takich jakich jak limity czasowe. Można potem wyświetlić tylko te zadania, których czas wykonania mija właśnie dzisiaj. Do tego ustalanie ile dni/godzin zaplanowaliśmy na dane zadanie i jaka była nasza efektywność, czy przekroczyliśmy ten budżet?

Możliwość pracy w grupie. Dla projektów, gdzie pracuje więcej niż jedna osoba, jest możliwość, aby wszystcy mieli dostęp do tego samego pliku projektowego. Sposoby dostępu można skonfigurować.

Konfigurowalność. Jest mnóstwo opcji, można ukrywać i pokazywać na liście różne elementy, ustalać skróty klawiszowe (niektóre wręcz trzeba zmienić, np. alt+s).

Współpraca z Windows Mobile. Co prawda nie korzystałem z tej funkcjonalności, ale wiem, że są już programy, które pozwalają odczytywać nasze listy z poziomu telefonu komórkowego/palmtopa wyposażonego w Windows Mobile.