|
Jedną z największych skarg jaką można usłyszeć od pracowników w biurach jest to, że nie mogą pracować dłużej niż kilka minut bez przerwy. Jaki jest tego rezultat? Wykonanie małego projektu zajmuje Ci cały dzień albo musisz pracować do wieczora, gdyż tylko wtedy nikt Ci nie przerywa. Ciągle otwarte drzwi gabinetu powodują mnóstwo zakłóceń w pracy, tak że nie można skupić się na wykonywanych zadaniach. Ale także zamykanie się na kilka godzin na to, co dzieje się na zewnątrz, może spowodować, że mały problem zamieni się w kryzys, ponieważ nie będziesz mógł sobie z nim poradzić. Dlatego też potrzebujesz równowagi pomiędzy kontrolowaniem przerw i zakłóceń a posiadaniem ciągłego dostępu do informacji.
Zniechęć zabierających Ci dużo czasu gości
Kiedy ktoś zajrzy do Ciebie z pytaniem: „Czy masz chwilkę?” Odpowiedz: „Nie teraz, chyba że to pilne”. Wtedy zarezerwuj sobie czas na spotkanie (zaznacz czas jego rozpoczęcia i zakończenia). Jeśli powiesz, że jesteś dostępny między 11.00 a 11.15, wówczas nikt nie powinien się obrazić, kiedy odprowadzisz go do drzwi o 11.15. Szybkie rozmowy najlepiej przeprowadzać na stojąco. Gdy przyjdzie do Ciebie gość, powinieneś wtedy wstać, podać mu rękę i pozostać w tej pozycji- najprawdopodobniej Twój gość sam nie usiądzie. Ustalaj i mów, ile masz czasu na spotkanie. Lepiej powiedzieć, że masz tylko 10 minut, zamiast tego, że Twój czas jest ograniczony. Jeśli osoby w Twoim otoczeniu preferują spotkania „na siedząco”, spróbuj tego: po tym, jak już omówicie wszystkie ważne kwestie, dyskretnie zasygnalizuj, że przyszedł czas na zakończenie spotkania- spójrz na zegarek, sięgnij po papiery leżące na biurku lub podnieś słuchawkę telefonu. Jeśli gość zignoruje Twoje wskazówki, wstań i powiedz: „To by było na tyle, dziękuję za przyjście” , podejdź do niego i odprowadź go do drzwi. Zniechęcaj profesjonalnych zjadaczy czasu. Zaczynają oni rozmawiać i nie przestają. Kontynuują swoją wypowiedź do momentu, aż potrzebują zaczerpnąć głębszy oddech. Wówczas Ty masz możliwość powiedzenia czegoś, ale oni i tak przerywają Ci w ciągu kilku minut. Jak sobie poradzić w takiej sytuacji? Kluczem do rozwiązania problemu jest ruch. Jeśli taka osoba usiadła przy Twoim biurku, wstań i zacznij chodzić. Jeśli wstanie, zacznij kierować się do drzwi. Możesz także zmieniać tempo ruchu czy obrócić się bokiem. Pokaż, że nie jesteś zainteresowany kontynuowaniem konwersacji. Np. przeproś i wyjdź do toalety. Ważne jest, abyś ćwiczył swoją cierpliwość. „Profesjonaliści” zwykle nie słyszą uwag na początku. Powinieneś zidentyfikować, co takiego denerwuje Cię w stylu rozmów z tymi osobami i zastosować metody, które pozwolą Ci na usprawnienie komunikacji z nimi. Co jeśli Twoje napomnienia nie przyniosą rezultatów i Twój rozmówca nadal mówi do Ciebie zamiast z Tobą rozmawiać? Wówczas nie przejmuj się, kiedy niezbyt miło go potraktujesz. On pewnie i tak nie weźmie tego do siebie. Więc nie przepraszaj. Jeśli nic się nie zmienia, powiedz mu otwarcie: „Przeszkadzasz mi. Tolerowałem to wcześniej, ale już więcej na to nie pozwolę.” Odmawiaj bez mówienia „nie” Są trzy zazębiające się części odpowiedzi „ nie, ale nie do końca nie”. Pierwszą częścią jest potwierdzenie i zrozumienie, drugą- wypowiedź o bieżącej sytuacji, trzecią- hipoteza działania. Przykładem potwierdzenia, gdy ktoś prosi Cię o pomoc może być: „Jestem pewien, że ten problem jest ważny”
Wypowiedź o bieżącej sytuacji: „Pracuję nad raportem, który obiecałem oddać w ciągu godziny”
Hipoteza działania- propozycja rozwiązania: „Spotkajmy się dzisiaj o 14 w Twoim biurze” W sytuacji, gdy plan Twojej pracy zakłóca szef, wówczas wszystko przebiega podobnie. Jednak ostateczna decyzja, co do Twojej propozycji spotkania o późniejszej porze, będzie należała do niego.
Dzięki takiemu zachowaniu odmawiasz w danej chwili, bez ostatecznego powiedzenia „nie”. Układ i wygląd miejsca pracy
Czy wiesz, że wygląd czy usytuowanie Twojego miejsca pracy może mieć wpływ na to, jak bardzo jesteś narażony na zakłócenia i przypadkowe wizyty? Jeśli pracujesz np. w pobliżu kserokopiarki, potrzebujesz jakiegoś amortyzatora wizualnych i słuchowych zakłóceń. Dobrą osłoną jest szafka z dokumentami czy duży doniczkowy kwiat. Jeśli Twoje biurko skierowane jest przodem do korytarza, gdzie gromadzą się ludzie, odwróć je tak, aby uniknąć wzrokowego kontaktu z innymi. Jeśli bardzo wygodne krzesło stoi obok Twojego biurka, zamień je na mniej wygodne i twarde lub całkowicie je usuń. Jeśli krzesło musi jednak stać, połóż na nie jakieś rzeczy i nie przekładaj ich, aby gość mógł na nim usiąść, chyba że macie do omówienia ważną sprawę i zakładasz, że potrwa to dłużej niż minutę. Ludzie, którzy nie mają miejsca, żeby usiąść, nie przedłużają niepotrzebnie rozmów. Innym rozwiązaniem jest spotykanie się w czyimś biurze, dzięki czemu będziesz mógł wyjść, kiedy będziesz chciał. Niekiedy także ułożenie mebli w Twoim biurze powoduje, że inni mogą przeszkadzać Ci w pracy. Szczególnie jeśli biuro jest pięknie zaprojektowane i bogato wyposażone. Jeśli jest atrakcyjne dla Ciebie, inni także będą czerpać przyjemność z przebywania w nim. Rozwiązaniem jest zmiana wyglądu miejsc pracy innych osób, aby wszystkie pomieszczenia wyglądały podobnie. Wówczas ludzie nie będą chcieli wychodzić ze swoich biur bez potrzeby. Pracuj przy zamkniętych drzwiach
Możesz także kontrolować zakłócenia, dzięki ustaleniu czasu pracy przy zamkniętych drzwiach przez np. 2 godziny. Powieś informacje na drzwiach lub na zewnętrznej ściance swojego miejsca pracy, żeby nikt Ci nie przeszkadzał w ciągu tych godzin, chyba że zdarzyłby się jakiś nagły wypadek. Włącz swoją pocztę głosową lub automatyczną sekretarkę, żeby odseparować się od telefonów. Ciche godziny są najbardziej skuteczne, gdy wszyscy pracownicy w danym dziale stosują się do nich w określonym, tym samym czasie. Przyjrzyj się przyczynom zakłóceń
Ustal, co wpływa na przerwy w Twojej pracy, zapisuj w ciągu tygodnia występujące u Ciebie zakłócenia. Notuj kto, kiedy, dlaczego (przyczyny) oraz jak długo. Pod koniec tygodnia przyjrzyj się temu, co napisałeś i zastanów się, które z zakłóceń były niepotrzebne, a które powinny być przewidziane, dzięki lepszemu zaplanowaniu lub lepszej komunikacji. Jasna komunikacja
Ludzie narażeni są na zakłócenia w pracy nie tylko z powodu bezmyślności czy potrzeby towarzyskich rozmów. Jeśli jesteś rzadko dostępny, ludzie przerywają Ci, ponieważ chcą cię złapać, kiedy tylko to możliwe. Rozwiązaniem jest zaplanowanie sobie czasu (kilka razy w ciągu dnia) na wymianę informacji od ludzi, z którymi musisz często rozmawiać i spytanie ich o możliwość zebrania ważnych spraw i pytań, i omówienia ich wszystkich razem. Twój asystent powinien zgłaszać się do Ciebie 3 razy w ciągu dnia, a nie 20. Upewnij się, że dałeś wystarczająco dokładne polecenia swoim pracownikom, aby nie wracali do Ciebie z pytaniami. Daj im także trochę luzu- upoważniaj ich do podejmowania decyzji w niektórych sprawach. Powiedz jasno, w jakich sprawach mogą się do Ciebie zgłaszać, a które mogą wykonywać na własną odpowiedzialność. |
