Jeśli wciąż odkładasz ważne zadania na później, nie jesteś w tym osamotniony. Wielu ludzi odwleka pewne sprawy do czasu,  kiedy zbliża się termin ich ostatecznego wykonania i  mimo niewielkiej ilości pozostałego czasu, wywiązują się z zadania. Niestety są też tacy, których odkładanie spraw na później demobilizuje i powoduje, że przestają oni osiągać swoje cele, zaniedbują rodzinę i karierę.

Kluczem do kontrolowania, a następnie ostatecznego wyeliminowania tego złego nawyku, jest zrozumienie, dlaczego tak się dzieje i podjęcie odpowiednich kroków, aby poprawić system zarządzania czasem.

Dlaczego zwlekamy?

Odkładasz sprawy na później, kiedy właśnie powinieneś być na nich skupiony i robisz coś bardziej interesującego albo łatwiejszego do wykonania. Ludzie, którzy zwlekają z wykonywaniem zadań, pracują zwykle dłużej niż inni, ponieważ inwestują swój czas w nieodpowiednie zadania. Bardzo często nie rozumieją różnicy między zadaniami pilnymi a ważnymi, i skupiają się na pilnych, które nie są w tej chwili istotne. Uważają, że robią słusznie, gdyż szybko reagują na wiele spraw. Są kierowani przez ludzi, których żądania są głośniejsze. Obranie takiej drogi pozostawia niewiele czasu na zadania priorytetowe.

Innym powszechnym powodem zwlekania jest uczucie nadmiaru obowiązków. Możesz nie wiedzieć, od czego zacząć albo mieć wątpliwości co do swoich umiejętności. W konsekwencji szukasz wygodnych zadań, które zrobisz szybko w całości. Powoduje to, że ważne zadania wykonywane są bardzo rzadko albo w ogóle. 

Istnieją także inne powody odwlekania zadań w czasie:

• Czekanie na odpowiedni nastrój czy właściwy czas do podjęcia ważnego zadania
• Strach przed klęską lub sukcesem
• Opóźnienia w rozwijaniu swoich umiejętności
• Niewłaściwa organizacja
  
• Perfekcjonizm („Nie mam teraz wystarczających umiejętności, aby zrobić to teraz perfekcyjnie, więc tego nie zrobię”)

 
Jak wygrać z odkładaniem spraw?

Niezależnie od powodów zwłoki, musi być ona rozpoznana, zanim stracisz możliwość wykonania zadania lub kontrolę nad swoją karierą.   

Krok 1: Przyznaj się do odwlekania wykonywanych zadań

Jeśli jesteś uczciwy wobec siebie, prawdopodobnie wiesz, kiedy zaczynasz odkładać sprawy na później. Aby być tego pewnym, najpierw powinieneś poznać swoje priorytety.

Odłóż nieważne zadania, z wykonaniem których nie zwlekasz. Kiedy będziesz już pewien swoich priorytetów, stwórz dzienną listę zadań opartą właśnie na nich. 

Co przyczynia się do tego, że wciąż zwlekasz?

• Wypełniasz swoją listę zadań mało istotnymi sprawami

• Czytasz e-mail  i inną korespondencję częściej niż raz w ciągu dnia, idziesz zrobić sobie kawę, właśnie wtedy gdy zamierzasz zająć się jakimś ważnym zadaniem.

• Zostawiasz sprawy na swojej liście przez dłuższy czas, mimo że ich wykonanie jest ważne.

• Zawsze mówisz „Tak”, kiedy ktoś prosi Cię o wykonanie mało istotnej rzeczy, rezerwujesz na to czas, który powinieneś poświęcić na priorytety ze swojej listy.

 
Krok 2: Zastanów się, dlaczego zwlekasz

To, dlaczego zwlekasz, spowodowane jest rodzajem zadań oraz Twoimi złymi nawykami. Istotne jest, aby zrozumieć, jakie przyczyny powodują odkładanie przez Ciebie zadań w każdej sytuacji, co pomoże Ci znaleźć najlepszą drogę do przezwyciężenia tego przyzwyczajenia.

Częstymi powodami odkładania spraw na później są dyskutowanie nad nieistotnymi detalami, uczucie przeciążenia nadmiarem zadań czy wrażenie, że wykonywane zadania nie przynoszą satysfakcji, są nieprzyjemne.

Krok 3: Wygraj z tym!

Jeśli przekładasz zadanie, ponieważ nie masz ochoty go wykonać i naprawdę nie możesz przekazać pracy nad nim nikomu innemu, potrzebujesz  motywacji, aby się  tego podjąć.

Poniższe wskazówki powinny Ci w tym pomóc: 

• Wyznacz sobie nagrodę za wykonanie zadania.

• Poproś kogoś, żeby sprawdził, czy wywiązałeś się z zadania. Samopomoc grupowa jest niezwykle ważna dla zwiększenia efektywności w pracy.

• Zidentyfikuj nieprzyjemne konsekwencje związane z niewykonaniem zadania.

• Pamiętaj także, że jeśli Twój pracodawca płaci Ci za wykonanie zadań, które uważa on za ważne, nie zostaniesz doceniony, gdy się z nich nie wywiążesz.

 Jeśli odkładasz zadania, ponieważ masz ich zbyt wiele, potrzebujesz podjąć inne kroki:

• Podziel projekt na mniejsze, łatwiej wykonalne zadania.
• Zacznij od mniejszych, szybciej wykonywanych zadań, nawet gdy nie są one pierwsze w kolejności. Wówczas poczujesz, że zdołałeś już coś osiągnąć i prawdopodobnie cały projekt nie będzie już dla Ciebie tak skomplikowany i przytłaczający.

Aby przezwyciężyć odkładanie zadań na później, musisz zrozumieć, co tak naprawdę robisz, poznać przyczyny odwlekania spraw i podjąć odpowiednie kroki, aby wygrać z przeszkodami. Pomoże Ci to we właściwym zarządzaniu czasem, dzięki czemu zwiększysz efektywność w pracy i odkryjesz swoje nowe możliwości.