Cele-  mobilizują wysiłek zawodników, wydłużają wytrwałość zawodnika w treningu, warunkują rozwój nowych strategii działania , prowadzą do wyostrzonej koncentracji,. dostarczają motywacji

Rodzaje Celów

wg czasu:

· Życiowe · długoterminowe (3-5 lat)

· średnioterminowe (1rok)

· krótkoterminowe (1-3 miesięcy)

· bieżące (tydzień)

wg obszaru

· osobiste

· zawodowe

wg zorientowania

· cel mistrzowski (performance) – obejmuje standard wykonania czynności – zalecany

· cel wynikowy – związany z wynikiem np. dostanę premię

Efektywność Formułowania Celów

·  44 na 56 badań wskazuje na silny lub średni wpływ formułowania celów na wykonanie czynności (Singer)

· 90% opracowań wykazuje na pozytywny wpływ formułowania celów na wykonanie czynności (Locke)

· Trudne cele są skuteczniejsze niż cele łatwe lub "do your best" (Botterill, 1977) · Formułowanie celów jest skuteczną techniką jedynie w przypadku systematycznego stosowania (Burton, 1993)

Zasady Wyznaczania Celów · Pozytywnie sformułowany · Dotyczący konkretnego zadania · Cel mistrzowski · Cel odnoszący się do Ja · Cele startowe i treningowe · Cel trudny, ale realny · Ustalony czas wykonania · Ustalona forma informacji zwrotnych · Cel musi być zapisany · Konsekwentne zaangażowanie

· zasada SMARTER Specific – specyficzny Measurable – mierzalny (możliwy do zweryfikowania) Achievable – osiągalny Realistic – realistyczny Time oriented -zorientowany w czasie Exciting – ekscytujący (musi nas interesować) Recorded – zapisany

Proces Formułowania Celów

Programowanie celów – Metoda siedmiu kroków

1. Sporządź listę wszystkich możliwych celów

2. Wybierz priorytety i określ ramy czasowe

3. Oceń aktualną sytuację

4. Ustal cele pośrednie (podcele)

5. Zaprogramuj swoje cele

6. Rozpocznij realizację

7. Poddawaj ciągłej kontroli i modyfikacjom swoje cele i zachowania

Bariery i Przeszkody w Wyznaczaniu Celów · Ograniczamy sami siebie w obawie przed porażką · Myślimy, że zabiera to dużo czasu · Obciąża nas to, co nie jest jeszcze nawykiem · Problem w wyznaczeniu konkretnego celu · Wyznaczanie zbyt wielu celów w krótkim czasie · Problem w dostosowaniu celów do własnych możliwości · Problem w określaniu celów mistrzowskich

Zarządzanie czasem – Dystraktory (czyli co robić żeby nie robić...)

Najczęstsze dystraktory:

Błędy często spotykane: · Zosia samosia – przepisywanie notatek zamiast ksero · Bieganie – do biblioteki i z powrotem (strata czasu) · Marzenia – myślenie o niebieskich migdałach np. planowanie wakacji

Sposoby radzenia sobie z dystraktorami

· Wyznacz nagrodę za osiągnięcie celu

· pomyśl o negatywnych konsekwencjach

· znajdź lub wymyśl ciekawe strony zadania do wykonania, spraw by było atrakcyjne

· zorganizuj efektywnie przestrzeń

· wyznacz sobie karę za poniesienie porażki

· gwarancja 5 minut – jeśli postarasz się przez pięć minut realizować zadanie znacznie zwiększa się prawdopodobieństwo zaangażowania

· metoda szwajcarskiego sera – rozłóż duże zadanie na wiele małych (5-10 minutowych), znacznie ułatwi to realizację

· pytania Lakein’a: "W jaki sposób mogę najlepiej wykorzystać swój czas właśnie teraz?"

· nie rób nic! – jeśli nie zrobiłeś wyznaczonego zadania, nie łap się za wykonywanie innego (pasjans, spacer, TV), czekaj aż nuda zapędzi cię do wykonywania właściwego zadania – wtedy stanie się atrakcyjne, bo lepsze od nudy!

· Obiecaj komuś że coś zrobisz! – tym samym zwiększysz motywację do wykonania zadania w obawie przed "niesłownością"

· Zamień przeszkodę na okazję! – bądź twórczy

· Bądź swoim przyjacielem – dodaj sobie pewności siebie

· Rozbudź w sobie wytrwałość, cierpliwość i upór

· Zobacz swój sukces! – wizualizacja sukcesu

· Bądź jak Lincoln – jeśli się potkniesz, wstań! (8 razy przegrywał wybory)

· Wybaczaj sobie – nie koncentruj się na porażkach stosując samobiczowanie

· Izolacja – wyłącz telefony, internet, radio, TV itd... ·

Planuj działania na konkretną godzinę

· Ustal priorytety

· Bądź asertywny dla siebie i innych

 
Sprawy ważne i pilne
 – związane z celami życiowymi- mają długotrwałe konsekwencje- należy zadać sobie pytanie, czy za rok będę o tym pamiętał- trudne angażujące emocjonalnie- ich realizacja otwiera drogę do innych zadań ważnych - bliski "deadline" – now or never (wykonasz je teraz albo nigdy) – krzyczą!- należy zadać sobie pytanie, co się stanie, jeśli przekroczę termin- termin wykonania przychodzi z zewnątrz

Ustalanie priorytetów Macierz Eisenhowera Codzienne układanie planów i list "spraw do załatwienia" powoduje, że koncentrujemy się na ustalaniu priorytetów i stawianiu na pierwszym miejscu zadań pilnych. A im więcej w naszym życiu rzeczy pilnych, tym mniej jest w nim rzeczy ważnych. Wiele ważnych rzeczy, których osiągnięcie jest naszym celem i które wzbogacają nasze życie i nadają mu sens, nie skłania do natychmiastowego działania, gdyż nie są one "pilne", to my sami musimy je podejmować. Niżej przedstawiona tabela przedstawia zakres naszych działań podzielony na cztery ćwiartki. Pokazują one cztery sposoby naszego zwykłego spędzania czasu.

· Ćwiartka I – obejmuje zakres aktywności dotyczący zarówno spraw ważnych, jak i pilnych. Sprawy mieszczące się w tej ćwiartce to na przykład zajęcie się irytującym klientem, wykonanie terminowego zlecenia, naprawienie zepsutego urządzenia, poddanie się operacji serca lub udzielenie pomocy dziecku, które się właśnie skaleczyło. Wszyscy musimy poświęcać czas czynnościom z pierwszej ćwiartki. Tutaj prowadzimy interesy, pracujemy, wykorzystujemy swoje doświadczenie i wiedzę, aby odpowiednio reagować na wiele ludzkich potrzeb i podejmować wyzwania. Tych rzeczy nie można zaniedbać. Musimy też zdawać sobie sprawę, że w wielu przypadkach rzeczy ważne stają się pilnymi, gdy zwlekamy z ich załatwieniem.

·Ćwiartka II – zawiera sprawy ważne, ale niepilne. Jest to ćwiartka "wysokiej jakości". Właśnie tutaj układamy dalekosiężne plany, przewidujemy problemy i sposoby zapobiegania im, przekazujemy obowiązki innym, doskonalimy nasz umysł i rozwijamy zdolności, czytając książki i pogłębiając wiedzę zawodową, zastanawiamy się, jak pomóc dorastającemu synowi czy córce, przygotowujemy się do ważnych spotkań i prezentacji oraz umacniamy nasze związki, uważnie i otwarcie słuchając tego, co nasi bliscy mają nam do powiedzenia. Wraz z coraz większą liczbą godzin spędzanych w tej ćwiartce zwiększa się nasza zdolność do działania, natomiast zaniedbywanie czynności w tej ćwiartce prowadzi do poszerzenia się ćwiartki pierwszej, która nas w końcu pochłania, powodując stres, "wypalenie" i pogłębienie kryzysów. Z drugiej strony przebywanie w ćwiartce II sprawia, że skraca się czas przebywania w ćwiartce I. Planowanie, przygotowywanie i zapobieganie to czynności, dzięki którym wiele spraw nie staje się pilnymi. Ćwiartka II nie zmusza nas do działania, to my mamy się do niego zmusić. Jest to ćwiartka zarządzania samym sobą.

· Ćwiartka III – obejmuje sprawy, które są pilne, ale nieważne. To ćwiartka ułudy. Szum wokół tego, co pilne, stwarza iluzję ważności. Lecz działania bieżące, jeżeli w ogóle są ważne, to tylko dla kogoś innego. Do tej kategorii można zaliczyć wiele telefonów, spotkań, krótkich wizyt. Mnóstwo godzin spędzamy w ćwiartce III, realizując cudze priorytety i zaspokajając oczekiwania…i cały czas myślimy, że jesteśmy w ćwiartce I.

· Ćwiartka IV – obejmuje sprawy niepilne i nieważne. Jest to obszar "pożeraczy czasu". Oczywiście w ogóle nie powinniśmy się w niej znaleźć. Ale czasem jesteśmy tak przytłoczeni problemami ćwiartek I i II, że z ulgą do niej uciekamy. Czytanie ckliwych opowieści, bezmyślne i nałogowe oglądanie telewizji lub plotkowanie w biurze – to są rodzaje aktywności ćwiartki IV. Ćwiartka ta nie służy przetrwaniu, lecz samozniszczeniu. To oczywiste, że w życiu zajmujemy się dwoma rodzajami spraw – ważnymi i pilnymi. Ale przy codziennym podejmowaniu decyzji jeden z tych czynników jest dominujący. Problem powstaje wtedy, gdy nasze działania opieramy głównie na paradygmacie pilności zamiast na paradygmacie ważności. Gdy podstawą naszych działań jest ważność, przebywamy w ćwiartce I i II. Trzymamy się z dala od ćwiartek III i IV i w miarę jak coraz więcej czasu poświęcamy przygotowaniom, zapobieganiu, planowaniu i powierzaniu obowiązków, coraz mniej godzin spędzamy nad palącymi sprawami ćwiartki I. Nawet charakter przebywania w ćwiartce I ulega zmianie. Przeważnie przebywamy w niej raczej ze świadomego wyboru, nie zaś z obowiązku. Czasem nawet postanawiamy zrobić coś pilnego, gdyż jest to ważne. Wiadomo, że prawdziwe życie nie jest takie proste i ułożone, jak pokazują nam cztery ćwiartki. Z analizy wszystkich ćwiartek wydawać by się mogło, że to źle przebywać w ćwiartce I. Otóż, wcale nie! Oczywiście wiele osób spędzi w niej znaczną część czasu. Musimy jednak wiedzieć, dlaczego w niej przebywamy. Ze względu na rzeczy pilne, czy ważne? Jeśli dla ciebie bardziej istotna jest pilność, to w chwili gdy sprawy stracą ważność, prześlizgniesz się do ćwiartki III – wpadniesz w uzależnienie od pilności. Jeżeli natomiast przebywasz w ćwiartce I ze względu na ważność zadań, to gdy staną się one mniej pilne, przeniesiesz się do ćwiartki II. Obie te ćwiartki obejmują rzeczy ważne, różni je tylko czynnik czasu.

ABC – Priorytety i hierarchia wartości

Teoria ta głosi: "Możesz zrobić bardzo wiele, ale nie wszystko". Zawiera takie techniki, jak ustalanie hierarchii wartości i ranking zadań. Wychodzi z założenia, że jeśli wiesz, co chcesz osiągnąć , i czynisz w tym kierunku wysiłki, będziesz szczęśliwy. A – zadania, które muszą być zrobione B – zadania, które powinny być zrobione C – zadania, które mogą być zrobione, jeśli zadania A i B są już wykonane

Warunki do zakwalifikowania zadania do kategorii A: · co się stanie, jeśli zadanie nie zostanie wykonane · czy skutki wykonania zadania przybliżą nas do celu · czy zadanie to jest kluczowe dla innych zadań · jakie będą skutki wykonania tego zadania dla organizacji · bliski "deadline" A powinny stanowić 5 – 15% wszystkich zadań generują 65% efektów B powinny stanowić 20% wszystkich zadań generują 20% efektów C powinny stanowić 65% wszystkich zadań generują 15% efektów Jest to tradycyjne podejście w duchu "rób najpierw rzeczy najważniejsze". Zapewnia porządek i kolejność. Jeśli chodzi o życie z dnia na dzień, teoria ta proponuje techniki służące rozróżnianiu stopnia ważności "spraw do załatwienia" i zachęca do koncentracji na zadaniach pierwszorzędnej wagi. Mówi się, że rzeczy najważniejsze mają związek z naszymi wartościami i przekonaniami i że uświadomienie sobie tych wartości daje nam podstawę pozwalającą robić to, co się najbardziej dla nas liczy. Ta głębsza analiza wartości jest niezwykle pomocna i efektywna. Jak każda technika i ta ma swoje wady – nie pozwala reagować na spontanicznie wynikające, prawdziwe priorytety oraz ignoruje zewnętrzną rzeczywistość, która rządzi jakością życia.

Lista spraw do załatwienia (analiza ABC): · Wybierz wszystkie zadania na dany dzień · Uporządkuj według ważności · Ponumeruj · Poklasyfikuj (ABC) · Kontroluj · Poprawki · Delegowanie

Zasada Pareto (80/20)

Głosi, że 80% wyników wypływa tylko z 20% przyczyn, inaczej mówiąc skromniejszymi środkami i mniejszym wysiłkiem można osiągnąć większe efekty. Schemat leżący u podstaw tej teorii odkrył Vilfredo Pareto w 1897 roku. Zasada ta sprawdza się w wielu dziedzinach życia: – 20% produktów firmy daje jej 80% zysków – 20% klientów przynosi nam 80% wartości sprzedaży – 20% ubrań nosimy przez 80% czasu Kierując się tą zasadą należy wyszukiwać te czynności, które przynoszą największe efekty pomijając inne mniej wartościowe, optymalizując w ten sposób nasze działania. Do problematyki organizacji czasu zasadę tę zastosowali już inni autorzy. W szczególności sprawdza się ona w odniesieniu do listy zadań na dany dzień. Najważniejsze są na niej dwa lub trzy punkty. Wyłoń je i przydziel odpowiednią ilość czasu, aby je wykonać.

Sztuka delegowania

Delegowanie do wykonania zadań ma strategiczne znaczenie dla sztuki organizowania czasu. In wyższe piastujesz stanowisko w firmie, tym ważniejsza dla ciebie jest umiejętność delegowania. Na czym polega delegowanie? Wielu ludzi nadal myli je z wyrzekaniem się. Oddanie komuś całej swej władzy to nie oddelegowanie. To unikanie odpowiedzialności. Prawdziwe delegowanie polega na powierzeniu komuś konkretnej pracy oraz udzielaniu mu upoważnienia do jej wykonania. Delegowany staje się więc twoim przedstawicielem, swego rodzaju emisariuszem. I odwrotnie, ktoś upoważniony może zlecić tobie jakieś zadanie lub powierzyć ci jakąś funkcję. · Delegowanie zaczyna się od uświadomienia sobie wartości i ograniczeń własnego czasu. Dalej dochodzi pragnienie skoncentrowania się na sprawach priorytetowych – rzeczach, które tylko ty jesteś w stanie wykonać – i zlecenie pozostałych innym ludziom. Wtedy możesz swobodnie myśleć, planować i skutecznie działać. · Udzielenie pełnomocnictw nie oznacza umycia rąk od sprawy. Do pewnego stopnia musisz zachować kontrolę nad powierzonymi zadaniami. Tym mniejszą, im bardziej zaufanym człowiekiem jest podwładny. · Delegowanie ludzi do wykonywania rutynowych i łatwych do przewidzenia czynności to tylko pierwszy krok. Następny – udzielenie ludziom pełnomocnictw do podejmowania decyzji – nie zawsze jest łatwy, wymaga odwagi, umiejętności oceny i wiary w ludzi, ponieważ za to, co robią, nadal odpowiedzialny jesteś ty. · Zadań wyjątkowych – tych absolutnie najważniejszych, które tylko ty jesteś w stanie wykonać na czas i przy spełnieniu odpowiednich norm – nie należy zlecać nikomu. Ani tych, które dotyczą spraw delikatnych i poufnych. Do powierzenia komuś mogą się nie nadawać zadania nowe, niezbyt jasne, niesprecyzowane, ponieważ podwładni za dużo czasu zmarnują na próby prawidłowego wywiązania się z nich · Powinieneś także przekazywać delegowanym osobom część swojej władzy, w zależności od zadania, które im powierzyłeś. Staraj się by podwładni mogli poszerzać swoją wiedzę i umacniaj w nich wiarę w siebie. · Delegowanie kogoś do wykonania zadania działa silnie motywująco. Czyni jego pracę wartościowszą i skłania do skuteczniejszego działania.

Inwentaryzacja czasu

W jakim celu? · eliminacja zadań niepotrzebnych · skrócenie czasu trwania zadań · co ja tak właściwie robię cały dzień? · określanie wzorców: co się sprawdza, a co nie

Analiza czynności i czasu ich trwania

Oznaczenie zadań: · zadania typu A – czy czynność była konieczna · zadania typu B – czy nakład czasu można czymś uzasadnić · zadania typu C – czy realizacja była celowa (czy było to zaplanowane) · zadania typu D – czy moment realizacji był wybrany właściwie

Co nam przeszkadza w zadaniach:

· typu A - złe nawyki, mechanizmy obronne, priorytety,  ustanawianie celów, brak planowania, delegowanie

· typu B- planowanie (zasada Parkinsona), dystraktory

· typu C - mechanizmy obronne, planowanie

· typu D, dystraktory , planowanie (krzywa wydajności dnia), kontrola

Przykładowa tabela analizy czynności i czasu ich trwania

Nr Czynność od do Czas trwania A B C D 1 poranna toaleta 7:00 7:20 20 min T T T T 2 oglądanie TV 7:20 9:00 1 h 40 min N N N N

Należy pamiętać, że jeżeli A = Nie, to B i C = Nie (zawsze)

Tc= A = B = itd. Tc – całkowity czas wszystkich wykonywanych czynności N – liczba wszystkich czynności tA – czas czynności typu A

Planowanie

Planowanie codziennej pracy, to ogromny zysk na czasie, sukces i więcej swobody w stosunku do zadań, stojących przed każdym dniem. Zwiększanie czasu planowania powoduje redukcje czasu niezbędnego na wykonania zadań i zysk czasu wolnego.

Zasady i reguły planowania czasu

1. Reguła 60/40 Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%. Reszta powinna pozostać niezaplanowana na wypadek niespodziewanych czynności. Rozkład czasu powinien dzielić się na trzy części: ok. 60% czynności zaplanowane ok. 20% czynności nieoczekiwane (sprawy płynące z zewnątrz, jak spóźniony autobus) ok. 20% na czynności spontaniczne (sprawy płynące z wewnątrz jak nagły ból głowy nad którym trzeba zapanować)

2. Zasada Parkinsona: Ilość czasu zaplanowana na wykonanie danej czynności w rzeczywistości tyle zabierze czasu.

3. Realistyczne planowanie Należy planować tylko taką ilość zadań, która jest możliwa do zrealizowania.

4. Sprawy nie załatwione Należy pamiętać o wszystkich nie załatwionych zadaniach, z których nie rezygnujemy , i umieścić je w następnych planach.

5. Terminy wykonania Należy wyznaczyć ostateczne terminy załatwiania poszczególnych spraw. W ten sposób można uniknąć opóźnień wynikających z różnych przyczyn.

6. Priorytety (hierarchia ważności) Należy pamiętać o ważności zadań i poustawiać je w odpowiedniej kolejności wykonania.

7. Delegacja Nie należy zapominać o możliwości delegowania zadań innym.

8. Rezerwy czasu Należy zachować pewien procent czasu jako rezerwę na nieoczekiwane sprawy pojawiające się w ciągu dnia.

Planowanie czasu za pomocą metody ALPEN

 Zastosowanie metody ALPEN podczas planowania przynosi duże efekty przy niewielkim nakładzie czasu.

Wyróżnia się pięć etapów metody ALPEN:

1. Zestawienie zadań

2. Ocena czasu trwania czynności

3. Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane

4. Ustalanie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności

5. Kontrola realizacji zadań – przeniesienie spraw nie załatwionych

'Organizacja dnia'

 Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem.

Mówi się zazwyczaj o "rannych ptaszkach" , "śpiochach" albo "nocnych markach" Żaden z tych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, lecz inaczej. Ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach. Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci krzywej REFA. 1 – Pierwszy szczyt następuje około południa: najlepszy czas na realizację zadań typu A 2 – Spadek energii po posiłku: najlepszy moment na zadania typu C 3 – Drugi szczyt następuje późnym popołudniem: czas na zadania typu B

Absolutna wartość najwyższej i najniższej sprawności jest indywidualnie zróżnicowana, jednak rzeczą wspólną dla wszystkich ludzi są rytmiczne wahania sprawności. Bezpośrednio po fazach najwyższej aktywności następują dwugodzinne fazy odpoczynku, jest to czas potrzebny organizmowi na regeneracje. Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem. Jest to najlepszy czas na zadania typu A. Po porze obiadowej, występuje znaczne obniżenie sprawności. Spadek energii po posiłku najlepszy jest na zadania typu C. Szczyt występujący późnym popołudniem jest najlepszym czasem na zadania typu B. · Właściwe przerwy Żadna praca nie powinna trwać zbyt długo, gdyż następuje obniżenie zarówno koncentracji jak i wydajności całego organizmu co zwiększa ryzyko popełnienia wielorakich błędów. Przerwy to możliwość odpoczynku i regeneracji.

 Wypoczynek ma największą wartość po każdej godzinie pracy. Przerwa powinna trwać najwyżej do 10 minut,

 ponieważ optymalny efekt następuje w tym czasie, potem ma on tylko tendencję spadającą. 

Zalety planowania o osobistym zarządzaniu czasem · określanie celów zawodowych i prywatnych · lepsze i szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych; · oszczędność czasu · koncentracja na rzeczywiście ważnych zadaniach i zapewnienie ich wykonania · rezerwy czasu na rzeczy nieprzewidziane · czas do dowolnej dyspozycji w ciągu dnia · racjonalniejsze wykorzystanie przebiegu dnia · zlecanie zadań innym · mniej pośpiechu i chaosu, więcej przewidzianych działań, lepsze rozplanowanie przerw · zmniejszenie stresu · więcej satysfakcji z pracy, zredukowanie presji terminów, mniej niecierpliwości.

Organizacja przestrzeni:

Urządzenie miejsca pracy jest bardzo ważne dla prawidłowej organizacji czasu. Miejsce naszej pracy powinno być urządzone pod katem funkcjonalności i w zależności od rodzaju wykonywanych tam czynności. Ale także bardzo ważny jest komfort fizyczny i satysfakcja estetyczna. Sprzęt i materiały pomocnicze powinny się znajdować pod ręką. Krzesło na którym pracujemy powinno być starannie wybrane, by nie powodowało bólów odciągających nas od pracy. Przykład gabinetu stanowiącego połączenie obszaru roboczego i konferencyjnego przedstawiony jest poniżej:

Biurko powinno znajdować się w takim miejscu by wymagane było odwrócenie w celu powitania gościa. Na nim nie powinno się znajdować żadnych innych dokumentów ani papierów oprócz tych potrzebnych przy aktualnie wykonywanej pracy. Skłania to do myślenia o jednej rzeczy w danej chwili. Dokumenty do natychmiastowego załatwienia powinny leżeć na środku, zaś pozostałe można położyć w dalszej części. Jeżeli ilość dokumentów przybywa w nadmiarze, najlepiej posegregować je według poniższych kryteriów: · do działania (takie które najlepiej byłoby zrealizować od razu) · do zapoznania (najlepiej przeczytać je i zastanowić się kiedy jest najlepszy termin do ich wykonania) · do przeczytania (te materiały nie trzeba czytać od razu, lecz zostawić sobie na wolna chwile) · do kosza (cala reszta zbędnych dokumentów) Uporządkowanie po całym dniu pracy biurka to podstawa dobrej pracy na następny dzien. Źródła światła są kolejnym bardzo ważnym elementem w miejscu pracy. Dla osób praworęcznych światło powinno być po lewej stronie. Bardzo ważny jest okrągły stół konferencyjny który symbolizuje wysoki stopień równouprawnienia. Podkreśla to ze każdy bez obaw w równym stopniu może wypowiadać swoje zdanie. Kolejną bronią w walce o czas jest posiadanie kompetentnej sekretarki. Może ona aktywnie organizować czas naszej pracy, dzięki czemu nie musimy się zajmować tym drugi raz. Odpowiednia osoba pomoże kontrolować wykorzystanie czasu i zamierzone cele. Może przejąć nawet aktywna stronę w realizacji tych procesów. Przyjacielem do walki z utrata czasu jest telefon. Odpowiednie jego wykorzystanie pozwala zaoszczędzić nie tylko czas ale także eliminuje spore wydatki, które trzeba by ponieść na ewentualną podróż do naszego rozmówcy.

Czas na spotkaniach i zebraniach:

Sekretem efektywnie wykorzystującego czas zebrania jest jego staranne przygotowanie. Najważniejsze jest by jasno określić cele spotkania, może w tym pomoc postawienie sobie pytania, co powinniśmy osiągnąć na koniec tego zebrania? Kluczowym czynnikiem spotkań jest harmonogram, nie powinna to być tylko lista, która wspiera pamięć podczas zebrań, lecz w skrócie opisany każdy temat. Bardzo ważne jest aby każdy uczestnik zebrania otrzymał harmonogram wraz z załączonymi dokumentami co najmniej piec dni przed zebraniem. Pozwoli to wszystkim w pełni zapoznać się z jego treścią. W harmonogramie ważna jest kolejność umieszczanych spraw, zwłaszcza gry wynik jednej dyskusji ma wpływać na przebieg następnej. Na początku i na końcu zebrania dobrze jest poruszyć te kwestie, które nie budzą kontrowersji, aby zaczynać i kończyć w dobrym nastroju. Nie można zapomnieć również o tym, ze ważne sprawy powinny być poruszane, gdy umysły są jeszcze świeże i gotowe do pracy, dlatego też, warto je umieszczać na początku zebrania. Bardzo ważne jest aby zawsze starać się określić czas zakończenia zebrania, ponieważ gdy termin zakończenia jest jasno określony, ludzie lepiej się koncentrują i zapobiegają dłużyznom. W przeciwnym razie praca się rozciąga do takiego czasu jaki jest dostępny. Czas trwania powinien być uzgodniony z uczestnikami jeszcze przed zebraniem i umieszczony w harmonogramie. Kolejnym ważnym elementem oszczędzającym czas a wspomagającym zebranie są pomoce wizualne. Jeżeli są przejrzyste, łatwe w odbiorze i ciekawe, pozwolą lepiej zapamiętać przedstawiany na zebraniu program. Oszczędzanie czasu w dużej mierze zależy od dobrego przewodniczącego, który kontroluje by zebranie zaczęło się punktualnie, by przebiegło zgodnie z harmonogramem i by cele zostały osiągnięte. Osoba taka sprawuje dwie zasadnicze funkcje: · odpowiadanie za przestrzeganie procedur, zasad, przepisów, a także o efektywne dyskusje i możliwość wypowiedzenia przez każdego swojego zdania. · Lider dbający o osiągniecie określonych wyników, celów spotkań. Na zakończenie każdego punktu harmonogramu przewodniczący powinien przedstawić krótkie, jasne i zwięźle podsumowanie wszystkich poruszanych wątków i podjętych decyzji. Kolejnym punktem wchodzący w skład zebrań jest protokołowanie. Przeważnie jest to zadanie możliwe do delegowania, jednak nie ma takiej możliwości. Protokół nie powinien być ani rozwlekły, ani skomplikowany, powinien zawierać w sobie następujące punkty: · Datę, czas i miejsce zebrania · Nazwiska obecnych i usprawiedliwienia nieobecnych · Wszystkie poddane dyskusji sprawy, wyciągnięte wnioski, podjęte decyzje i uzgodnione działania · Nazwiska osób odpowiedzialnych za podjecie działań · W niektórych przypadkach najważniejsze argumenty i etapy prowadzące do decyzji · Czas zakończenia zebrania · Datę, termin i miejsce następnego spotkania

Taki protokół należy rozesłać w ciągu dwóch lub trzech dni by moc stosunkowo szybko podjąć konkretne działania.

Ciemna materia czyli wykorzystanie czasu "pomiędzy":

Cechą charakterystyczną ciemnej materii jest to, że trudno ją zauważyć, natomiast doskonale widoczne są skutki

 jej istnienia.  

Podobnie jest w wypadku czasu "pomiędzy" (pomiędzy większymi zadaniami jeśli skończymy jedno wcześniej, czy też w środkach lokomocji gdy jesteśmy pomiędzy dwoma miejscami). Czasem trudno zauważyć te krótkie okresy niewykorzystanego czasu, ale gdy zostaną zsumowane okazuje się, że tracimy w ten sposób nawet kilka godzin w ciągu dnia. Dobrym sposobem efektywnego wykorzystania czasu "pomiędzy" jest przygotowanie sobie listy krótkich (kilku, kilkunastominutowych) zadań które będziemy wykonywać gdy gdzieś jedziemy lub chwilowo nie mamy możliwości realizacji większego zadania. Zadania do wykonania "pomiędzy" powinny być raczej prostsze i mniej angażujące. Podany sposób wykorzystywania czasu "pomiędzy" świetnie harmonizuje się z metodą "sera szwajcarskiego" (rozbijanie większego, skomplikowanego zadania na mniejsze i prostsze do wykonania).

Bibliografia:

Autorami powyższego artykułu są użytkownicy wikipedii. Jest udostępniony na zasadach licencji GNU Free Dokumentation License 1.2.